5. Nicht jeder darf alles

Von geschlossenen Bereichen und Redaktionsgruppen

Selbstverständlich verfügt alvisio auch über ein Rechtesystem, das bedeutet, dass nur einzelne Personen jeweils Zugriff auf für sie bestimmte Funktionen haben.

Aber kurz vorweg: Für viele kleinere Unternehmen ist die nachfolgende Workflow-Beschreibung nicht interessant, da die jeweiligen Mitarbeiter (oft nur ein bis drei Personen) direkt den Internetauftritt bearbeiten. Es wird also eine Seite bearbeitet und dann direkt veröffentlicht - fertig.

Nur für diejenigen, die komplexe Berechtigungsstrukturen realisiert haben möchten, sind die nachfolgenden Ausführungen gedacht.

alvisio kann auch komplex

alvisio besitzt ein effektives Rechtesystem, dass den meisten Ansprüchen unterschiedlichster Unternehmensgrößen genügen wird.

Es besteht aus zwei unterschiedlichen Rechtevergaben:

  • Zwei-Augen-Prinzip (auch Adhoc genannt):
    Der Autor kann ohne zusätzliche Freigabe direkt einen Artikel online stellen.
    Dieses Prinzip ist serienmäßig in alvisio vorhanden und kommt kleineren Unternehmen sehr entgegen.
  • Vier-, Sechs- und N-Augen-Prinzip (auch Workflow genannt):
    Ein Artikel muß erst von entsprechend vielen Personen gegengelesen und freigegeben werden.
    Die Workflow-Funktionen kosten einen geringen Aufschlag.

Zwei-Augen-Prinzip

Anmerkung: Da die Rechtevergabe für viele etwas verwirrend ist, wird üblicherweise die Verwaltung dieser Rechte von der Agentur Albrecht für Sie kostenlos übernommen. Zur Information sei sie hier jedoch detailliert beschrieben.

  • Der Super-Administrator:
    Seine Rechte sind grenzenlos, er darf Texte erstellen, verändern und löschen. Er darf anderen Redakteuren Rechte vergeben, Benutzer löschen und das gesammte System verwalten.
  • Der Chefredakteur:
    Er hat nur Zugriff auf Module, die ihm vom Super-Administrator zugeteilt worden sind. Darin jedoch kann er alle Inhalte komplett verwalten.
  • Der Redakteur:
    Er hat nur Zugriff auf Module, die ihm vom Super-Administrator zugeteilt worden sind. Und auch dann darf er nur die Inhalte verändern, die er selbst erstellt hat.
  • Der registrierte User:
    User sind nur in speziellen Internetauftritten sinnvoll. Dort, wo eine Interaktivität mit Mitgliedern welcher Art auch immer, gewünscht ist, können User eingerichtet werden, die bestimmte Möglichkeiten haben.

    Jeder User könnte beispielsweise die Darstellung der Seite für sich persönlich einstellen, das Design, die Anzahl der Texte und der Spalten. Oder User können in den Veranstaltungskalender Termine eintragen. Je nach Bedarf sind auch ganz andere Funktionen möglich.
    Üblicherweise verläuft die Registrierung und Passwortvergabe eines Users selbständig, so dass möglichst viele Menschen Zusatzfunktionen Ihrer Internetseite nutzen können. Es ist aber auch möglich, stattdessen nur bestimmten Personen Passworte zukommen zu lassen, so dass diese Texte angezeigt bekommen, die nicht registrierten Lesern verborgen sind. Dies eignet sich zum Beispiel sehr gut für
    - interne Mitteilungen an Kunden oder Mittarbeitern
    - eine eigene Homepage für jedes Mitglied mit eigener Verwaltung
    - uvm.

Mit diesem Rechtesystem besteht nun in alvisio die Möglichkeit, jeden Block und jedes Modul einer bestimmten Lesergruppe zu öffnen und dadurch öffentliche und verschlossenen Bereich zu realisieren. Die Darstellung erfolgt dann nur für:

  • Alle Besucher
  • Nur registrierte User, die angemeldet (eingeloggt) sind
  • Nur Besucher, die nicht angemeldet sind
  • Nur Redakteuren

Mit dem Vier-, Sechs- und n-Augen-Prinzip zum Redaktionssystem

Zu allen Rechtevergaben des oben ausgeführten Zwei-Augen-Prinzips kommt nun für das Artrikel-Modul eine weitere: Redaktionsgruppen. Hier können Gruppen definiert werden, deren Rechte aus beliebigen Kombinationen folgender Möglichkeiten bestehen:

  • Rolle: Nur andere Artikel bearbeiten, keine neuen erstellen
  • Rolle: Artikel erstellen und nur eigene bearbeiten
  • Rolle: Artikel erstellen und eigene und andere bearbeiten
  • Freigabe durch [den Autor selbst]
  • Freigabe durch [Redakteur XY]
  • Gruppe darf Artikel deaktivieren
  • Gruppe darf Artikel ins Archiv verschieben
  • Gruppe darf Artikel löschen
  • Beschränkung auf einzelne Themen
  • Zuweisen unterschiedlicher Texteditoren

Anschließend können die einzelnen Redakteure diesen Redaktionsgruppen zugeordnet werden. Ändern Sie die Rechte einer Gruppe, ändern sich auch automatisch die Rechte aller zugehörigen Redakteure. Geht zum Beispiel ein Chefradkteur, der für die Freigabe von Texten verantwortlich ist, in den Urlaub, muß nur mit wenigen Klicks der neue Chefredakteur bei Freigabe durch angegeben werden und schon werden alle Artikel zur Freigabe an die Vertretung gesendet.

Beispiel eines komplexen Workflows mit alvisio

 

 

Der linke Bereich der obigen Grafik zeigt einen einfachen Workflow nach dem 6-Augen-Prinzip:
Die Redaktionsgruppe Technik darf Artikel erstellen und sendet diese an den zuständigen Lektor (4-Augen). Dieser sendet den Artikel zur Chefredakteurin, die den Artikel schließlich freigibt (6-Augen).

 

n-Augen-Prinzip: Der rechte Bereich zeigt die Redaktionsgruppe Marketing, die völlig frei vom vordefinierten Workflow Artikelentwürfe erstellt und zum Gegenlesen anderen Redakteuren zusendet. Schließlich wird die Endfassung einer speziellen Marketing-Lektorin zur Korrektur vorgelegt. Danach wandert der Artikel zur Bildredaktion, um ihn mit passenden Fotos zu versehen. Die Chefredakteurin schließlich gibt den Artikel im Internet frei (oder sendet ihn an den Autor oder die Bildredaktion zurück). Im obigen Beispiel eines international agierenden Unternehmens wurde zudem eine Kopie des Artikels an den Übersetzer in Amerika übersendet. Dort wird der Artikel im englischsprachigen Teil des Internetauftrittes vom verantwortlichen Chefredakteur freigegeben.

 

Mit dem Versenden eines Artikels kann auch eine beliebig lange Mitteilung angeheftet werden. Aus dieser Mitteilung wird gleichzeitig automatisch eine Email an den entsprechenden Redakteur versendet. So muß dieser nicht ständig im Redaktionssystem nachschauen, ob ein Artikel an ihn gesendet wurde.